Årsrapporten skal være forsynet med dokumentation for, at den er udarbejdet og godkendt i overensstemmelse med lovgivningen, herunder lovgivningen i en udenlandsk stat, hvis den virksomhed, som har udarbejdet årsrapporten, har hjemsted i en udenlandsk stat.
Stk. 2 Det skal tydeligt fremgå af årsrapporten, hvem der har udarbejdet, godkendt og bekræftet årsrapporten, idet de pågældendes navne og funktioner skal være tydeligt angivet i årsrapporten.
Stk. 3 Dirigenten for generalforsamlingen eller det tilsvarende godkendelsesorgan, som har godkendt årsrapporten, bekræfter ved sin underskrift på årsrapporten, at årsrapporten er godkendt af virksomhedens ansvarlige ledelsesorganer, og at den har været fremlagt og er godkendt af generalforsamlingen m.v. i overensstemmelse med lovgivningens og vedtægternes krav herom.
Stk. 4 Har en revisor eller verifikator afgivet en erklæring til årsrapporten, skal erklæringen være indeholdt i den indberettede årsrapport. Det skal tydeligt være angivet, hvem der har afgivet erklæringen, og erklæringen skal være underskrevet af den pågældende revisor eller verifikator. Revisionsvirksomhedens CVR-nummer og revisors MNE-nummer eller uafhængige erklæringsudbyderes CVR-nummer og verifikators registrerings nummer skal anføres.
Stk. 5 Virksomheden skal opbevare et eksemplar af årsrapporten, som er underskrevet af dirigenten for generalforsamlingen og en eventuel revisor eller verifikator, jf. stk. 3 og 4, og som er underskrevet af alle medlemmerne af de ledelsesorganer, som er ansvarlige for at aflægge årsrapporten efter årsregnskabslovens kapitel 2. En ledelsespåtegning kan dog undlades, hvis virksomheden opfylder betingelserne herfor i årsregnskabslovens § 9 a.
Stk. 6 Når et regnskabsdokument underskrives, skal underskriften påføres på en måde, der sikrer en entydig identifikation af den, som har underskrevet dokumentet. Underskriften kan påføres som en håndskrevet underskrift eller i en billedfil eller lignende, der viser den pågældendes personlige underskrift, eller dokumentet kan underskrives med digital signatur eller MitID.
Stk. 7 Ved underskrift med digital signatur skal der anvendes en digital signatur med et sikkerhedsniveau svarende til OCES-standarden, kvalificerede certifikater eller højere. Den unikke reference til den digitale dokumentsignering skal fremgå af dokumentet, således at det er muligt at validere den digitale signatur.
Stk. 8 Uanset stk. 3-5 stilles der ikke krav om, at underskrifterne er gengivet i den digitalt indberettede årsrapport.
Stk. 9 Indberetteren indestår over for Erhvervsstyrelsen for, at årsrapporten er underskrevet af dirigenten og en eventuel revisor eller verifikator, som foreskrevet i stk. 3 og 4, og at det er den endelige, godkendte version af årsrapporten, som er indberettet til styrelsen, jf. § 2, stk. 3.