Kapitel 14 1 Underretning til ansøgere og tilbudsgivere m.v.
En ordregiver skal hurtigst muligt og samtidig underrette alle berørte ansøgere og tilbudsgivere skriftligt om, hvilke beslutninger ordregiveren har truffet, herunder beslutninger om
-
1) udvælgelse af økonomiske aktører,
-
2) begrænsning af antallet af tilbud og løsninger,
-
3) tildeling af en kontrakt,
-
4) optagelse i et dynamisk indkøbssystem og
-
5) annullation af udbudsproceduren.
Stk. 2 Underretning om beslutninger som nævnt i stk. 1, nr. 1, skal til forbigåede ansøgere være ledsaget af en begrundelse for, hvorfor ansøgerens anmodning om deltagelse er blevet afvist, og navnet på de ansøgere, som er blevet udvalgt.
Stk. 3 Underretning om beslutninger efter stk. 1, nr. 2, skal til forbigåede tilbudsgivere være ledsaget af en begrundelse, som opfylder kravene i stk. 4, nr. 1 og 2. Navnene på de tilbudsgivere, der er gået videre, skal oplyses.
Stk. 4 En ordregiver skal i underretninger om beslutninger som nævnt i stk. 1, nr. 3, angive, hvornår standstillperioden udløber, jf. § 3 i lov om Klagenævnet for Udbud. Bortset fra ved tildeling af kontrakt på baggrund af et dynamisk indkøbssystem skal beslutningerne være ledsaget af følgende begrundelser:
-
1) Til tilbudsgivere, der afgiver et uantageligt tilbud, skal ordregiveren angive grundene til, at tilbudsgiverens tilbud er afvist.
-
2) Til tilbudsgivere, som har afgivet et antageligt tilbud, skal ordregiveren angive det vindende tilbuds karakteristika og fordele set i forhold til det afviste tilbud og navnet på den vindende tilbudsgiver eller parterne i rammeaftalen. Ved innovationspartnerskab, udbud med forhandling eller konkurrencepræget dialog skal ordregiveren herudover redegøre for forløbet af forhandlingerne eller dialogen med tilbudsgiverne.
Stk. 5 Ved beslutning om tildeling af kontrakt efter stk. 1, nr. 3, på baggrund af et dynamisk indkøbssystem angiver en ordregiver efter anmodning fra en berørt tilbudsgiver begrundelserne i stk. 4, nr. 1 og 2. En berørt tilbudsgiver skal modtage begrundelserne, senest 15 dage efter at ordregiveren har modtaget anmodningen herom.
Stk. 6 En ordregiver skal i underretninger om beslutninger som nævnt i stk. 1, nr. 4, til forbigåede ansøgere angive en begrundelse for, hvorfor ansøgernes anmodning om optagelse i det dynamiske indkøbssystem er blevet afvist.
Stk. 7 En ordregiver skal i underretninger om beslutninger efter stk. 1, nr. 5, angive en begrundelse for, hvorfor udbudsproceduren er blevet annulleret.
En ordregiver kan i særlige tilfælde undlade at meddele visse oplysninger om kontrakttildelingen, indgåelsen af rammeaftaler eller optagelsen i et dynamisk indkøbssystem, som er omhandlet i § 171, hvis meddelelse af oplysningerne vil være i strid med offentlige interesser, til skade for bestemte offentlige eller private økonomiske aktørers legitime økonomiske interesser eller til skade for en effektiv konkurrence mellem økonomiske aktører.
En ordregiver må tidligst indgå kontrakt efter udløbet af en eventuel standstillperiode i henhold til § 3, stk. 1 eller 2, i lov om Klagenævnet for Udbud.
En ordregiver skal efter afslutningen af et udbud og i løbet af et dynamisk indkøbssystem udarbejde en skriftlig rapport, der skal omfatte følgende oplysninger:
-
1) Ordregiverens navn og adresse og kontraktens, rammeaftalens eller det dynamiske indkøbssystems genstand og værdi.
-
2) Resultaterne af egnethedsvurderingen og en eventuel udvælgelse i henhold til §§ 145 og 146 med angivelse af
-
a) navnene på de valgte ansøgere eller tilbudsgivere og begrundelsen for valget af dem og
-
b) navnene på de afviste ansøgere eller tilbudsgivere og begrundelsen for, at de er blevet afvist.
-
-
3) Begrundelsen for tilsidesættelsen af tilbud, der er anset for at være unormalt lave.
-
4) Navnet på den tilbudsgiver, hvis tilbud er antaget, og begrundelsen for, at den pågældendes tilbud er valgt, og, hvis dette vides,
-
a) oplysning om, hvor stor en del af kontrakten eller rammeaftalen tilbudsgiveren har til hensigt at give i underleverance til tredjemand, og
-
b) navnene på tilbudsgiverens eventuelle underleverandører.
-
-
5) Ved udbud med forhandling og konkurrencepræget dialog de omstændigheder, der er nævnt i §§ 61 og 67, og som begrunder anvendelsen af disse procedurer.
-
6) Ved udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse de omstændigheder i §§ 80-83, der har begrundet anvendelse af denne fremgangsmåde.
-
7) Ved innovationspartnerskaber de omstændigheder i § 73, der har begrundet anvendelse af denne fremgangsmåde.
-
8) I givet fald begrundelsen for, at ordregiveren har besluttet ikke at tildele en kontrakt eller en rammeaftale eller oprette et dynamisk indkøbssystem.
-
9) I givet fald begrundelsen for, at ordregiveren har benyttet andre kommunikationsmidler end elektroniske midler til indgivelse af tilbud.
-
10) I givet fald påviste interessekonflikter og foranstaltninger, som ordregiveren har truffet efterfølgende.
-
11) I givet fald foranstaltninger, som ordregiveren har truffet i medfør af § 39, som følge af forudgående inddragelse af økonomiske aktører i forberedelsen af udbuddet.
Stk. 2 Stk. 1 gælder ikke for indgåelse af en kontrakt baseret på en rammeaftale i henhold til § 97 og § 98, stk. 1, nr. 1.
Stk. 3 Når en bekendtgørelse om indgået kontrakt, jf. §§ 129 og 189, indeholder oplysningerne i stk. 1, kan ordregiveren blot henvise til bekendtgørelsen om indgået kontrakt.
Stk. 4 En ordregiver skal dokumentere afviklingen af alle udbud og opbevare tilstrækkelig dokumentation til at begrunde beslutninger, der træffes på alle stadier af udbudsproceduren.
Stk. 5 Dokumentationen skal opbevares i hele kontraktens løbetid, dog mindst 3 år fra tidspunktet for tildelingen af kontrakten.
Stk. 6 En ordregiver skal efter anmodning herom sende rapporten eller hovedelementerne heri til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen eller Europa-Kommissionen.
En ordregiver skal i kontraktens løbetid opbevare kopier af alle indgåede kontrakter med en værdi, der mindst svarer til eller er højere end 7.444.000 kr. for vareindkøbskontrakter eller tjenesteydelseskontrakter og 74.440.000 kr. for bygge- og anlægskontrakter.