En ekstern whistleblowerordning skal udformes, etableres og drives på en måde, der sikrer oplysningernes fuldstændighed, integritet og fortrolighed og forhindrer uautoriserede medarbejdere i at få adgang dertil.
Stk. 2 En ekstern whistleblowerordning skal indføre passende procedurer, der sikrer følgende:
-
1) At whistlebloweren modtager en bekræftelse på indberetningen inden for 7 dage efter modtagelsen heraf, medmindre whistlebloweren udtrykkeligt har anmodet om andet eller der er rimelig grund til at antage, at en bekræftelse på indberetningen vil bringe beskyttelsen af whistleblowerens identitet i fare.
-
2) At der omhyggeligt følges op på indberetninger.
-
3) At whistlebloweren modtager feedback inden for en rimelig frist, der ikke overstiger 3 måneder fra bekræftelsen af modtagelsen eller 6 måneder i behørigt begrundede tilfælde.
-
4) At whistlebloweren modtager underretning om det endelige resultat af undersøgelser, der er udløst af indberetningen, hvis sådan meddelelse ikke er givet i forbindelse med feedback efter nr. 3.
-
5) At whistlebloweren modtager en begrundet skriftlig underretning forud for videregivelse af oplysninger, jf. § 26, stk. 4.
Stk. 3 En ekstern whistleblowerordning kan afvise indberetninger, der ikke er omfattet af lovens anvendelsesområde, jf. § 1, stk. 1, og er ikke forpligtet til at videresende disse til anden myndighed.
Stk. 4 En ekstern whistleblowerordning kan i tilfælde af stor tilstrømning af indberetninger bestemme, at indberetninger af mere alvorlig karakter skal prioriteres. Den i stk. 2, nr. 3, fastsatte frist skal dog overholdes.