Bekendtgørelse om statens regnskabsvæsen mv. Kapitel 5

Den konsoliderede version af denne bekendtgørelsen er opdateret til i dag, idet vi har implementeret eventuelle senere ændringsbekendtgørelser i det omfang, de er trådt i kraft - se mere her.

Bekendtgørelse nr. 116 af 19. februar 2018

Kapitel 5 Ministerie-, virksomheds- og regnskabsinstrukser
Ministerieinstrukser
§ 13

Hvert ministerium skal udarbejde og ajourføre en ministerieinstruks, der beskriver ministerområdets forretningsområde og opdeling på virksomheder, herunder hvilke hovedkonti inkl. Bevillingslovenes fællesparagraffer der henhører under de enkelte virksomheder.

§ 14

Ministerieinstruksen skal herudover indeholde:

  • 1) En beskrivelse af tilrettelæggelsen af ministerområdets overordnede regnskabsforvaltning. En beskrivelse af hvornår der i årets løb skal godkendes perioderegnskaber samt en beskrivelse af procedurerne omkring regnskabsgodkendelsen, jf. § 36, herunder en angivelse af eventuelle formaliserede procedurer for udførelsen af departementets tilsyns- og kontrolfunktioner.

  • 2) En beskrivelse af hovedelementerne i ministeriets tilrettelæggelse af den interne kontrol- og risikostyring, herunder tilsynet med udførende enheder, i forbindelse med regnskabsaflæggelsen.

§ 15

Den af departementets ledelse godkendte ministerieinstruks sendes til Rigsrevisionen og virksomhederne på ministerområdet.

Virksomhedsinstrukser
§ 16

Virksomheder omfattet af § 3, stk. 1, skal udarbejde og ajourføre en virksomhedsinstruks, der beskriver virksomhedens forretningsområde og opdeling på regnskabsførende institutioner, herunder hvilke hovedkonti virksomheden har ansvaret for.

§ 17

Består virksomheden af flere regnskabsførende institutioner, skal virksomhedsinstruksen herudover indeholde:

  • 1) En beskrivelse, af hvorledes virksomhedens regnskabsansvar er fordelt på de enkelte regnskabsførende institutioner under virksomheden.

  • 2) En beskrivelse af proceduren for virksomhedens bevillingsudmelding og bevillingsafregning i forhold til de regnskabsførende institutioner.

  • 3) En beskrivelse af, hvornår der i årets løb skal godkendes perioderegnskaber samt proceduren for de regnskabsførende institutioners godkendelse af perioderegnskaber over for virksomheden.

  • 4) En beskrivelse af hovedelementerne i virksomhedens tilrettelæggelse af den interne kontrol- og risikostyring, herunder tilsynet med udførende enheder, i forbindelse med regnskabsaflæggelsen.

  • 5) En beskrivelse af øvrige relevante regnskabsprocedurer mellem virksomheden og de regnskabsførende institutioner.

Stk. 2 Administrerer institutioner, som er omfattet af § 2, stk. 1, nr. 4, bevillinger for virksomheden, skal virksomhedsinstruksen indeholde en beskrivelse heraf.

§ 18

Virksomhedsinstruksen kan endvidere indeholde virksomhedsspecifikke retningslinjer til de regnskabsførende institutioner om udarbejdelsen af regnskabsinstruksen.

§ 19

Virksomhedsinstruksen skal godkendes af departementet.

Stk. 2 Den af departementet godkendte virksomhedsinstruks skal sendes til Rigsrevisionen og de under virksomheden hørende regnskabsførende institutioner.

Regnskabsinstrukser
§ 20

Hver regnskabsførende institution skal udarbejde og ajourføre en regnskabsinstruks.

§ 21

Regnskabsinstruksen skal som minimum indeholde:

  • 1) En beskrivelse af institutionens opgaver og regnskabsmæssige organisation, herunder hvilke bogføringskredse institutionen administrerer.

  • 2) En beskrivelse af institutionens regnskabsopgaver herunder institutionens konkrete tilrettelæggelse og udmøntning af kompetencefordeling i relation til udgifts- og indtægtsforvaltningen, betalingsforvaltningen, den regnskabsmæssige registrering herunder registrering af dispositioner, regnskabsaflæggelsen, opbevaring af regnskabsmateriale og forvaltningen af aktiver og passiver mv.

  • 3) En beskrivelse af hovedelementerne i institutionens tilrettelæggelse af den interne kontrol- og risikostyring i forbindelse med regnskabsaflæggelsen.

  • 4) En beskrivelse af institutionens it-anvendelse i forbindelse med regnskabsføringen omfattende en beskrivelse af registreringen af transaktioner, herunder hvorledes materialets nøjagtighed er sikret, hvorledes en fuldstændig og nøjagtig registrering er sikret, samt hvorledes automatisk genererede registreringer foretages, og en beskrivelse af opbevaringen af regnskabsmaterialet, herunder de metoder, der benyttes til opbevaring, og hvordan regnskabsmaterialet fremfindes. Endvidere beskrives de generelle kontroller af it-anvendelsen.

Stk. 2 Medarbejdere, der er beskæftiget med systemudvikling, programmering, driftsafvikling og kontrol hermed, må ikke varetage funktioner i forbindelse med den regnskabsmæssige registrering og betalingsforretninger.

§ 22

Det skal af et bilag til regnskabsinstruksen fremgå, hvilke medarbejdere der har ansvaret for hvilke regnskabsmæssige opgaver i institutionen.

Stk. 2 Bilaget opbevares lokalt i institutionen og er ikke omfattet af fremsendelsespligten i henhold til § 23.

§ 23

Den af institutionens ledelse godkendte regnskabsinstruks sendes til virksomheden og til Rigsrevisionen til orientering.