Kapitel 6 Arbejdsmarkedets Tillægspensions nøglefunktioner
Med henblik på at sikre effektive former for virksomhedsstyring, herunder et effektivt risikostyringssystem og et effektivt internt kontrolsystem, skal direktøren sikre, at Arbejdsmarkedets Tillægspension har følgende fire nøglefunktioner: Risikostyringsfunktion, compliancefunktion, aktuarfunktion og intern auditfunktion.
Stk. 2 Direktøren skal for hver af de fire nøglefunktioner udpege en nøgleperson, der er den ansvarlige for funktionen, jf. dog § 19, stk. 2, og § 20, stk. 3.
Stk. 3 Direktøren skal udarbejde funktionsbeskrivelser af nøglefunktionerne, der fordeler, adskiller og koordinerer nøglefunktionernes arbejdsopgaver og ansvar i overensstemmelse med bestyrelsens politikker med henblik på at forhindre unødigt sammenfald imellem funktionerne og sikre effektivt samarbejde.
Stk. 4 Nøglefunktionerne rapporterer til direktøren på eget initiativ og efter anmodning fra direktøren. I tilfælde af større problemer inden for deres ansvarsområde skal rapportering om disse problemer straks ske. De udpegede nøglepersoner er ansvarlige for nøglefunktionernes rapportering til direktøren. Nøglefunktionerne afleverer mindst en gang årligt en rapport til direktøren, jf. dog § 19, stk. 2, og § 20, stk. 3. Direktøren skal sikre, at nøglepersonerne i nødvendigt omfang kan rette henvendelse og rapportere direkte til bestyrelsen uafhængigt af direktøren, og at de kan give udtryk for betænkeligheder og advare bestyrelsen i de tilfælde, hvor de finder det nødvendigt, uden at dette berører det ansvar, som bestyrelsen har, jf. § 23 i lov om Arbejdsmarkedets Tillægspension.
Stk. 5 Direktøren kan som nøgleperson udpege en overordnet medarbejder, der også har ansvar for andre opgaver end funktionens, jf. dog § 11.
Stk. 6 Direktøren kan vælge, at en nøglefunktions opgaver placeres i organisatoriske enheder uden for nøglefunktionen. Hvis direktøren vælger at placere en nøglefunktion i organisatoriske enheder, som har andre opgaver, skal direktøren sikre, at placeringen af nøglefunktionen er betryggende, herunder at eventuelle interessekonflikter i forhold til varetagelsen af funktionens opgaver og øvrige opgaver håndteres betryggende.
Stk. 7 Uanset stk. 6 skal nøglepersonen sikre, at nøglefunktionen udfører opgaver henhørende under funktionen på betryggende vis.
Stk. 8 Arbejdsmarkedets Tillægspension kan outsource en eller flere nøglefunktioners opgaver helt eller delvist. Direktøren skal fortsat udpege en nøgleperson, der er den ansvarlige for nøglefunktionen, jf. stk. 2.
Arbejdsmarkedets Tillægspension skal oprette, gennemføre og opretholde et risikostyringssystem, som omfatter følgende:
-
1) En klart defineret risikostyringsstrategi, som er forenelig med virksomhedens overordnede forretningsstrategi. Strategiens formål og hovedprincipper, de godkendte risikotolerancer og fordelingen af ansvar for alle selskabets aktiviteter skal dokumenteres.
-
2) En klart defineret procedure for beslutningsprocessen.
-
3) Skriftlige politikker, som effektivt sikrer, at der foretages definition og kategorisering af væsentlige risici efter de typer, som virksomheden er eksponeret mod, og af risikotolerancegrænser for hver risikotype. Sådanne politikker skal gennemføre virksomhedens risikostrategi, fremme kontrolmekanismer og tage højde for virksomhedens art, omfang og tidshorisonter samt de dermed forbundne risici.
-
4) Rapporteringsprocedurer og -processer, som sikrer, at oplysninger om de væsentlige risici, som virksomheden er eksponeret mod, og risikostyringssystemets effektivitet overvåges og analyseres aktivt, samt at der foretages passende ændringer i systemet, når det er nødvendigt.
Stk. 2 Arbejdsmarkedets Tillægspension sikrer, at de personer, der reelt driver virksomheden eller andre nøglefunktionsansvarlige, i deres beslutningsprocesser tager højde for de oplysninger, der informeres om inden for rammerne af risikostyringssystemet.
Stk. 3 Arbejdsmarkedets Tillægspension skal, hvor det er relevant, i deres risikostyringssystem indføre stresstest og scenarieanalyse for alle væsentlige risici, som selskabet er eksponeret mod.
Stk. 4 De interne risikostyringsmetoder må ikke udelukkende eller automatisk støtte sig til eksterne kreditvurderinger.
Stk. 5 Arbejdsmarkedets Tillægspension skal have en risikostyringsfunktion med en struktur, der skal lette gennemførelsen af risikostyringssystemet. Det er funktionens overordnede ansvar at have det samlede overblik over virksomhedens risici. Endvidere skal funktionen bistå direktøren med at sikre risikostyringssystemets effektivitet, jf. bilag 5.
Arbejdsmarkedets Tillægspension skal have metoder og procedurer, der er egnede til at opdage og mindske risikoen for Arbejdsmarkedets Tillægspensions manglende overholdelse af den for Arbejdsmarkedets Tillægspension gældende lovgivning, markedsstandarder eller interne regelsæt (compliancerisici).
Stk. 2 Arbejdsmarkedets Tillægspension skal have en effektiv compliancefunktion, jf. bilag 6, der skal kontrollere og vurdere, om metoderne og procedurerne efter stk. 1, og de foranstaltninger, der træffes for at afhjælpe eventuelle mangler, er effektive. Compliancefunktionen skal desuden rådgive direktøren og bestyrelsen om overholdelsen af den lovgivning, som Arbejdsmarkedets Tillægspension er omfattet af i dens egenskab af pensions- og investeringsvirksomhed, vurdere konsekvenser for Arbejdsmarkedets Tillægspension af lovændringer samt identificere og vurdere risici for manglende overholdelse af lovgivning, markedsstandarder eller interne regelsæt, som Arbejdsmarkedets Tillægspension er omfattet af i dens egenskab af pensions- og investeringsvirksomhed.
Arbejdsmarkedets Tillægspension skal have en effektiv aktuarfunktion, som har det overordnede ansvar for de pensionsmæssige hensættelser, jf. bilag 7. Funktionen varetages af personer, som har kendskab til aktuarmatematik og finansmatematik på et niveau, der står i rimeligt forhold til arten, omfanget og kompleksiteten af risici, der er forbundet med Arbejdsmarkedets Tillægspension, og som kan påvise at have relevant erfaring med gældende faglige standarder og andre standarder af relevans for aktuarfunktionen.
Stk. 2 Bestyrelsen kan udpege den ansvarshavende aktuar som ansvarlig for aktuarfunktionen. Den i § 16, stk. 4, nævnte rapport skal da afgives til bestyrelsen og sendes til direktøren.
Arbejdsmarkedets Tillægspension skal have en effektiv intern auditfunktion, der skal vurdere, om virksomhedens interne kontrolsystem og andre elementer af ledelsen og styringen er hensigtsmæssige og betryggende, jf. bilag 8. Den interne auditfunktion skal informere direktøren om sin auditplan. Den interne auditfunktion skal være objektiv og uafhængig af virksomhedens operationelle funktioner. Den interne auditfunktion må ikke i sin audit, vurdering og rapportering af auditresultatet være under påvirkning fra direktøren eller bestyrelsen, da dette kan bringe funktionens uafhængighed og upartiskhed i fare. Den interne auditfunktion må ikke vurdere aktiviteter eller funktioner, som den selv har udført i perioden.
Stk. 2 Den interne auditfunktions rapport til direktøren om funktionens resultater og henstillinger skal indeholde en frist til at afhjælpe eventuelle mangler, angive hvem der er ansvarlige for at afhjælpe disse samt oplyse om status på anbefalinger, der ikke var afhjulpet ved afgivelsen af den foregående auditrapport.
Stk. 3 Bestyrelsen kan beslutte at udpege den interne revisionschef til nøgleperson i den interne auditfunktion og lade den interne revision udføre den interne auditfunktions opgaver. I så fald gælder kravene til intern revision i bekendtgørelse om revisionens gennemførelse i Arbejdsmarkedets Tillægspension, Arbejdsmarkedets Erhvervssygdomssikring og Lønmodtagernes Dyrtidsfond ligeledes. Den i stk. 1-2 nævnte auditplan og rapport skal da afgives til bestyrelsen, og rapporten skal tilgå direktøren til orientering.